Protokoll & Versand

Entwurf versenden

Der Tab Aktion zeigt alle Aktionen; was in der aktuellen Phase oder mit deiner Funktion nicht erlaubt ist, bleibt deaktiviert. Save the Date, Einladung und Tagesordnung (samt PDF-Vorschau) versendet ausschließlich die Sitzungsverwaltung. Protokoll-Entwurf, Protokoll, Bestätigung und Protokollauszug sind erst ab der Phase „in Nachbereitung“ möglich. In der Planungsphase sieht die Schriftführung die Tagesordnung noch nicht.

Sobald das Protokoll steht, verschickt die Schriftführung im Tab Aktion den Protokoll-Entwurf – alle Mitglieder erhalten das PDF und können Anmerkungen zurückmelden. Ab dem Entwurfsversand dürfen alle Teilnehmenden das Protokoll in GeORG lesen.

Bestätigen und finalisieren

Vor der Finalisierung bestätigen Sitzungsleitung und Schriftführung das Protokoll im Tab Aktion. Zeitpunkt und Person werden festgehalten und erscheinen im PDF. Über die Sitzungseinstellungen (Tab Stammdaten) lässt sich die Bestätigung abschalten oder ein Signaturfeld einblenden – dann ist die Unterschrift Pflicht und erscheint ebenfalls im PDF.

Danach versendet Protokoll finalisieren die endgültige Fassung an alle Mitglieder und friert sie als PDF im Verlaufs-Protokoll ein. Die Verabschiedung erfolgt üblicherweise in der nächsten Sitzung (TOP „Protokoll der letzten Sitzung“).

Protokollauszüge

Für Beschlussauszüge wählst du im Tab Aktion einzelne Tagesordnungspunkte aus und lädst sie als PDF herunter – optional mit verkürzten Stammdaten (ohne Anwesenheitsliste).

Frühere Protokollstände

Das Uhr-Symbol neben der Überschrift Protokoll eines TOPs öffnet den Verlauf: alle gesicherten Stände des Protokolltextes mit Zeitpunkt und Bearbeiter, Änderungen des KI-Assistenten gekennzeichnet. Ein Klick auf Wiederherstellen setzt den Text auf diesen Stand zurück. Details unter Sitzung planen → Doppelter Boden.

Verlaufs-Protokoll

Jede Versand-Aktion wird protokolliert: wer hat wann was an wen versendet, wer wurde mangels E-Mail-Adresse übersprungen, und das versendete PDF bleibt zum Download archiviert.

Zum Abschließen der Sitzung (Phase „abgeschlossen“) muss das Protokoll finalisiert sein.