Sitzung planen

Sitzung anlegen

1. Öffne Gremien → Sitzungen und klicke auf Sitzung anlegen – oder nutze den Button direkt auf der Gremium-Seite.
2. Wähle Gremium, Datum und Uhrzeit.
3. Optional: Wähle eine Vorlage – sie bringt die TOP-Struktur und Einstellungen (Protokoll-Zugriff, Fristen, Versand-Automatik) mit.

Sitzungen anlegen darf, wer im Gremium ein Amt mit dem Recht „Sitzung verwalten“ innehat. Ein übergeordnetes Verwaltungsrecht, das fremde Sitzungen, Tagesordnungen oder Protokolle öffnet, gibt es nicht – auch nicht für Administratoren.

Termin zur Sitzung

Eine Sitzung kann einen Termin im Kalender haben – dann ist sie für alle sichtbar und kann Räume und Ressourcen belegen.

• Aus der Sitzung heraus: Tab Stammdaten → Abschnitt Termin → Termintyp wählen und Termin anlegen. Die Art des Termins ist frei: Raumbelegung für eine rein interne Belegung, Veranstaltung für eine öffentliche Sitzung, informeller Termin für die eigene Planung.
• Aus dem Termin heraus: In den Termin-Details erscheint unter Gruppen für jedes zugeordnete Gremium der Button Sitzung für … erstellen. Die Teilnehmenden werden dabei wie gewohnt aus dem Gremium übernommen.

Datum und Uhrzeit bleiben in beide Richtungen synchron – wird der Termin im Kalender verschoben, verschiebt sich die Sitzung mit. Den Ort führt der Termin, dort werden auch Räume und Ressourcen gebucht.

Die Verknüpfung lässt sich jederzeit aufheben, ohne dass der Termin verschwindet. Umgekehrt bleibt die Sitzung mit Tagesordnung und Protokoll bestehen, wenn der Termin gelöscht wird. Notizen bekommen keinen Termin.

Tagesordnung zusammenstellen

Auf der Sitzungs-Seite im Tab Tagesordnung:

• TOP hinzufügen erstellt neue Tagesordnungspunkte; über das Kontextmenü entstehen Unterpunkte (bis zu drei Gliederungsebenen, z. B. 5.1.2).
• Die Reihenfolge änderst du per Drag & Drop am Griff-Symbol – auch zwischen den Ebenen. Alternativ bietet das Menü jedes TOP Pfeile zum Verschieben (hoch, runter, ein-/ausrücken), Schaltflächen für einen Folgepunkt bzw. Unterpunkt sowie das Löschen.
• Pro TOP legst du Typ (Diskussion/Beschluss/Information), geplante Dauer, Verantwortliche und den Tagesordnungstext fest.
• Dokumente hängst du direkt an den TOP – sie sind für alle Teilnehmenden sichtbar.
• Der Status ausgeblendet (in der Statusauswahl des TOP) nimmt einen TOP aus Tagesordnung und PDF, ohne ihn zu löschen.

Alle Eingaben werden automatisch gespeichert.

Doppelter Boden: Verlauf und Papierkorb

Damit weder ein Fehlklick noch ein Assistent bleibenden Schaden anrichtet, hält GeORG Zwischenstände fest:

• Verlauf: Neben den Überschriften Tagesordnungstext und Protokoll öffnet das Uhr-Symbol den Verlauf des Feldes. Jeder Eintrag zeigt den Stand vor einer Änderung, mit Zeitpunkt und Bearbeiter. Bei Eingaben in der Oberfläche entsteht je Bearbeiter höchstens alle fünf Minuten ein Stand, Änderungen über den KI-Zugang erzeugen immer einen. Wiederherstellen schreibt den gewählten Stand zurück; der bisherige Inhalt landet dabei selbst im Verlauf, sodass sich auch eine Wiederherstellung wieder zurücknehmen lässt.
• Papierkorb: Gelöschte Tagesordnungspunkte verschwinden nicht sofort, sondern wandern samt Unterpunkten, Aufgaben, Tags, Dokumenten und Protokoll in den Papierkorb der Sitzung. Sobald er etwas enthält, erscheint ein Papierkorb-Symbol in der Werkzeugleiste der Tagesordnung; von dort lässt sich jeder Punkt wiederherstellen.
• Gleichzeitiges Bearbeiten: Ändert jemand anderes (oder eine Wiederherstellung) gerade denselben Text, wird deine Eingabe nicht stillschweigend darübergeschrieben. GeORG lädt stattdessen den aktuellen Stand und weist dich darauf hin; verloren geht höchstens die Eingabe seit dem letzten Autosave.

Verlaufsstände und Papierkorb werden nach 90 Tagen automatisch geleert. Den Verlauf sehen nur Personen, die das jeweilige Feld auch bearbeiten dürfen.

Tags zuordnen

Rechts neben der Tagesordnung liegt die Liste deiner Tags. Klappe einen TOP auf und klicke einen Tag an, um ihn zuzuordnen – so bleibt der Gesprächsgegenstand über Sitzungen hinweg verfolgbar.

Tagesordnung versenden

Im Tab Aktion:

• Save the Date und Einladung zur Mitarbeit kannst du früh verschicken – oder per Vorlagen-Einstellung automatisch versenden lassen.
• Tagesordnung finalisiert die Planung: Alle Mitglieder erhalten eine E-Mail mit Direktlink und der Tagesordnung als PDF, die Sitzung wechselt in die Phase „in Vorbereitung“.
• Spätere Änderungen verschickst du als Ergänzung / Korrektur.

Mit der Frist für die Tagesordnung (Tab Stammdaten) erinnert GeORG die Sitzungsleitung automatisch zwei Tage vor Ablauf.

Sitzungseinstellungen

Im Tab Stammdaten (und im Reiter „Einstellungen“ einer Vorlage) legst du je Sitzung fest, wie Tagesordnung und Protokoll aussehen:

• Formalia nummerieren (Standard: an) – Formalia-Punkte wie Begrüßung oder Beschlussfähigkeit erhalten eine eigene TOP-Nummer; Pausen bleiben immer ohne.
• „TOP“ voranstellen (Standard: an) – Hauptpunkte heißen „TOP 1“, „TOP 2“ …; ausgeschaltet steht nur die Nummer.
• Anwesenheitszahlen nur bei manueller Angabe (Standard: an) – die Zeile „Anwesenheit“ im Protokollkopf erscheint nur, wenn mindestens eine Anzahl je Teilnahme-Status von Hand gesetzt wurde.
• Protokolle erfordern Bestätigung (Standard: an) – vor der Finalisierung bestätigen Sitzungsleitung und Schriftführung das Protokoll; ausgeschaltet entfällt dieser Schritt.
• Unterschrift zur Bestätigung (Standard: aus) – blendet beim Bestätigen ein Signaturfeld ein; die Unterschrift ist dann Pflicht. Ausgeschaltet gibt es kein Signaturfeld.

Vorbereitung als Teilnehmende

Nach dem Versand können alle Mitglieder die Sitzung öffnen, Texte und Dokumente lesen und persönliche Notizen samt eigener Dokumente an jedem TOP hinterlegen – die sieht niemand sonst. Wer verhindert ist, entschuldigt sich mit einem Klick im Tab Teilnehmende.