Vorlagen, Notizen & Gespräche

Sitzungs-Vorlagen

Eine Vorlage bearbeitest du in derselben Ansicht wie eine Sitzung – erkennbar am Kennzeichen Vorlage. Es gibt dort kein Datum, keine Teilnehmenden und keinen Versand; Verantwortliche hinterlegst du als Amt, nicht als Person. Neue Sitzungen übernehmen aus der Vorlage:

• die Tagesordnung mit Texten und verantwortlichen Ämtern
• Zugriff auf das Protokoll und die Sitzungseinstellungen
• Automatischer Versand: Save the Date bzw. Einladung zur Mitarbeit X Tage vor der Sitzung
• Frist für die Tagesordnung (Tage vor der Sitzung)
• die angepassten Nachrichtentexte
• Standard-Uhrzeiten und -Ort

Vorlagen verwaltest du auf der Gremium-Seite über Vorlagen (Amtsrecht „Sitzung verwalten“). Am schnellsten entsteht eine Vorlage über „Als Vorlage speichern“ in den Stammdaten einer gelungenen Sitzung.

Notizen & Gespräche

Unter Gremien → Notizen & Gespräche hältst du fest, was außerhalb formaler Sitzungen passiert:

• Notiz – ein schneller Gedanke, ohne Formalien („Schnell festhalten“)
• Gespräch – eine Gesprächsnotiz, optional mit eingeladenen Personen, die dann ebenfalls Zugriff erhalten
• Sitzung – ein persönliches Treffen mit vollem Sitzungs-Werkzeugkasten

Der Clou ist die Tag-Zuordnung: Ein zwischendurch notierter Gedanke taucht über seinen Tag später automatisch in der Recherche auf – genau dann, wenn der Tag im Gremium wieder auf der Tagesordnung steht.

Persönliche Einträge sehen nur du selbst und ausdrücklich eingeladene Personen.