Gremienverwaltung
Die Gremienverwaltung unterstützt Leitungsgremien durch den kompletten Sitzungszyklus: Tagesordnung planen, Sitzung vorbereiten, live durchführen und das Protokoll fertigstellen. Tags verbinden Gesprächsgegenstände über Sitzungen und Gremien hinweg, sodass nichts verloren geht.
Die Gremienverwaltung ist ein kostenpflichtiges Modul und muss für deine Organisation aktiviert sein.
Was ist ein Gremium?
Jede Gruppe kann in der Gruppenverwaltung als Gremium markiert werden. Damit erhält sie Sitzungsverwaltung, Tags und eine eigene Gremium-Seite. Wer Zugriff hat, ergibt sich aus der Mitgliedschaft: Nur aktive Mitglieder des Gremiums sehen dessen Sitzungen und Inhalte. Das gilt ausnahmslos – auch Administratoren sehen keine Tagesordnungen, Protokolle, Gespräche oder Notizen, an denen sie nicht selbst beteiligt sind.
Die vier Phasen einer Sitzung
| Phase | Was passiert |
|---|---|
| geplant | Die Leitung stellt die Tagesordnung zusammen |
| in Vorbereitung | Die Tagesordnung ist versendet, Mitglieder bereiten sich vor |
| laufend | Die Sitzung läuft – mit Live-Fortschritt und Protokollführung |
| in Nachbereitung | Das Protokoll wird fertiggestellt, bestätigt und versendet |
| abgeschlossen | Die Sitzung ist archiviert |
Der Phasenwechsel erfolgt bewusst manuell über den Button oben auf der Sitzungs-Seite.
Rollen in der Sitzung
Sitzungsfunktionen werden pro Sitzung an den Teilnehmenden vergeben: Sitzungsleitung und Protokoll (Schriftführung) als Flags – mehrere Personen sind möglich –, weitere Funktionen (Andacht, Musik, Verpflegung, …) als Freitext. Beim Anlegen einer Sitzung werden die Teilnehmenden aus den sitzungsrelevanten Ämtern des Gremiums übernommen, samt der dort hinterlegten Vorbelegung Funktion / Aufgabe.
Wer die Sitzungsleitung trägt, darf die Sitzung vorbereiten; wer das Protokoll trägt, darf es schreiben sowie Tagesordnungspunkte vom Typ Protokoll bearbeiten und löschen und unterhalb eines solchen Punkts eigene Protokoll-Unterpunkte anlegen – die übrige Tagesordnung (auch neue Punkte auf oberster Ebene) bleibt der Sitzungs-/Tagesordnungsverwaltung vorbehalten. Im Sekretären-Modus (Icon-Badge neben Leitung / Protokoll) bleibt die Funktion formal bei der Person – etwa dem Vorsitz, der GeORG nicht selbst bedient –, die Rechte in der Oberfläche entfallen aber; die Arbeit erledigt dann eine andere Person mit entsprechender Gremienberechtigung. Bestätigung des Protokolls und namentliche Nennung bleiben beim Funktionsträger.
Ist bei einem Amt Namentlich aufführen ausgeschaltet, werden seine Inhaber zwar als Teilnehmende geführt – mit denselben Einstellungen –, aber weder in der Anwesenheit noch bei den Funktionen von Tagesordnung und Protokoll genannt. Im Tab Teilnehmende stehen sie in einem eingeklappten Bereich.
Navigation
Unter Gremien findest du:
- Übersicht – deine Gremien, nächste Sitzungen, offene Protokolle
- Sitzungen – alle Sitzungen als filterbare Liste
- Tags – alle für dich sichtbaren Tags mit der gremienübergreifenden Recherche
- Notizen & Gespräche – persönliche Meetings, Gesprächsnotizen und Gedanken